Le conseil de surveillance du comté de l'Ontario devait tenir sa réunion mensuelle ordinaire à 18 h 30. Mercredi. La réunion a eu lieu via une conférence téléphonique WebEx en raison de la crise COVID-19. Pour le deuxième mois consécutif, les habitants et les médias ont été exclus de cette réunion. Malheureusement, cela devient un thème récurrent avec les réunions gouvernementales pendant COVID-19.
New York a une loi sur les réunions ouvertes qui exige que les réunions du conseil municipal et du conseil de surveillance soient ouvertes au public avec quelques exceptions très limitées. Cette loi est contenue dans la loi sur les agents publics de New York, article 7, section 100, et al. La loi prévoit également que les entités gouvernementales doivent notifier toutes les réunions publiques au grand public et aux médias. Les avis doivent être envoyés par voie électronique aux médias et affichés bien en vue pour le public.
L'ordonnance de pause de New York du gouverneur Andrew Cuomo (ordonnance exécutive 202.1) fermant l'État de New York en raison de COVID-19 n'a pas suspendu la loi sur les réunions publiques. Au lieu de cela, cette ordonnance stipulait simplement que les réunions publiques devaient être tenues à distance et que l'accès du public aux réunions à distance devait être garanti. En fait, la loi sur les réunions ouvertes prévoyait déjà que l'accès du public à toutes les réunions tenues par conférence téléphonique ou diffusées en direct devait être assuré. Ainsi, ce n'est pas un concept nouveau pour les entités gouvernementales qu'elles soient tenues de fournir au public l'accès à toutes les réunions du conseil municipal, du conseil de surveillance ou d'autres réunions couvertes par la loi sur les réunions ouvertes qui se tiennent par conférence téléphonique ou en direct.
Cela ne s’est pas produit de manière cohérente pendant la crise du COVID-19. Premièrement, le conseil de surveillance du comté de l'Ontario n'a pas fourni d'informations d'accès précises pour la réunion du conseil de surveillance du 16 avril 2020. La réunion, qui comprenait une audience publique, s'est poursuivie malgré le fait qu'aucun membre du public ou des médias n'a pu observer les actions de la Commission. À l'époque, la greffière du conseil, Kristin Mueller, a écrit par courrier électronique que le public et les médias n'avaient pas pu accéder à la réunion en raison de problèmes d'accès technique imprévus. Le comté a posté rétrospectivement un lien vers la réunion enregistrée, et Mme Mueller a assuré à LivingMax par courrier électronique que les problèmes techniques seraient résolus pour la prochaine réunion du conseil.
Malgré les assurances de Mueller que les problèmes techniques seraient résolus, la réunion du conseil d'administration de jeudi soir était à nouveau inaccessible au public ou aux médias. Lorsque les utilisateurs ont cliqué sur le lien fourni par le Conseil via son ordre du jour, ils ont été dirigés vers une page indiquant que la page Web liée était introuvable. Lorsque les utilisateurs sont allés directement à l'application WebEx et ont saisi le code de réunion et le mot de passe que le comté a fournis sur l'ordre du jour, ils ont reçu un message indiquant que la réunion n'était pas ouverte. Ces messages d'erreur étaient toujours reçus jusqu'à 21 minutes après le début prévu de la réunion.
En réponse aux e-mails de LivingMax, Mueller a répondu qu'elle ne savait pas que le lien sur l'ordre du jour ne fonctionnait pas jusqu'à ce que quelqu'un lui envoie un SMS à 19 heures. pendant la réunion. Elle a indiqué qu'elle n'avait aucun moyen de régler le problème une fois la réunion commencée. De plus, Mueller a affirmé que je n'avais aucun moyen d'anticiper ce problème ce soir. Mueller a en outre déclaré qu'elle examinerait la situation plus en détail et que si les gens ont des problèmes pour se connecter avant la réunion, ils peuvent lui envoyer un e-mail et elle fournira de l'aide.
Les affirmations de Mueller n'ont tout simplement pas de sens. Il semble que si le comté appréciait vraiment la participation du public aux réunions de son conseil de surveillance, il prendrait les mesures simples pour vérifier que les liens fournis dans ses ordres du jour étaient exacts et fonctionnaient avant de publier l'ordre du jour. De plus, il semblerait également raisonnable que quelqu'un vérifie l'exactitude du lien le soir de la réunion alors que la réunion était ouverte au public. Quoi qu'il en soit, le public ne devrait pas avoir à franchir des étapes supplémentaires telles que l'envoi de SMS, si vous êtes une personne qui a son numéro de téléphone portable ou qui envoie un courrier électronique au greffier du conseil pour avoir accès aux réunions. Au contraire, en vertu de la loi de New York, ces réunions doivent être ouvertes à tout le public sans obstacles inutiles à franchir.
Fingerlakes1 a consulté le Comité de l'État de New York sur le gouvernement ouvert du Département d'État de New York pour savoir si les problèmes techniques rencontrés lors des réunions du Conseil de surveillance du comté de l'Ontario et du Conseil municipal de Genève (décrits ci-dessous) constituaient une violation de la loi sur les réunions ouvertes. Kristin O'Neill, directrice adjointe du Comité sur le gouvernement ouvert, a répondu que si l'organisme public est conscient que des problèmes technologiques ont empêché le public d'accéder à distance à la réunion, il devrait reporter jusqu'à ce que les problèmes aient été corrigés. Ce serait comme avoir une réunion à l'hôtel de ville avec les portes verrouillées. O'Neill a en outre déclaré que la poursuite des réunions en violation de la loi sur les réunions ouvertes pourrait donner lieu à des contestations judiciaires pour toute action prise au cours de la réunion.
LivingMax a également contacté le président du conseil de surveillance du comté de l'Ontario, Jack F. Marren, et l'administrateur intérimaire du comté, Brian Young, pour obtenir des commentaires sur le sujet, mais au moment de la rédaction de cet article, ils n'avaient pas répondu à la demande de commentaires. S'ils répondent, LivingMax ajoutera leurs commentaires à cet article lorsqu'ils seront reçus.
Malheureusement, le comté d'Ontario n'est pas le seul problème d'accès aux réunions publiques. Le mercredi 6 mai 2020, le Conseil municipal de Genève a tenu sa réunion mensuelle. Cette réunion s'est tenue par téléconférence zoom en raison de la COVID-19. L'ordre du jour de la réunion était difficile à trouver car la Ville ne l'a affiché que sur son calendrier et ne l'a pas affiché sur le site Web du Conseil municipal. Une fois localisée, la seule information fournie pour accéder à la réunion était qu'elle serait télévisée en direct via Finger Lakes Television, la station de télévision d'accès public du comté qui est exploitée sur le campus du Finger Lakes Community College. L'ordre du jour ne fournissait pas les informations directes sur l'accès Zoom. Les informations d'accès à Zoom n'ont été fournies qu'aux résidents qui ont déposé des demandes avant la réunion pour faire des commentaires publics.
Comme c'est loin d'être rare avec la mairie de Genève, la réunion a duré longtemps. Vers 21 h 22, juste après que le conseil eut voté sur sa première résolution de la nuit, Finger Lakes Television a coupé le flux de la réunion en direct et a basculé sa programmation vers une émission préenregistrée précédemment diffusée d'un comté de l'Ontario COVID-19 mettre à jour. Étant donné que la transmission de Finger Lakes Television était le seul moyen d'accès à la réunion que la Ville avait fourni, ce changement a privé les résidents de la Ville et les médias de l'occasion d'observer le reste de la réunion.
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Le directeur général de la Ville de Genève, Sage Gerling, a indiqué que la Ville résoudrait le problème de rendre les ordres du jour des réunions du Conseil plus faciles à localiser. Gerling a également indiqué que le conseil municipal a mis fin à sa réunion dès qu'il a appris que Finger Lakes Television avait coupé la diffusion en direct. Cependant, un examen de la vidéo publiée sur le site Web de Finger Lakes Television ( https://fingerlakestv.org/geneva-city-council-meetings/ ) a indiqué que la réunion du Conseil a duré environ 1 heure et 8 minutes au-delà du moment où Finger Lakes Television a mis fin à sa retransmission en direct de la réunion. Cette 1 heure et 8 minutes de réunion équivalait essentiellement à une réunion à huis clos en violation de la loi sur les réunions ouvertes puisque le public et les médias étaient exclus de son observation.
Lenore Friend, liaison FLCC avec Finger Lakes Television, a indiqué que la coupure s'est produite en raison d'un problème de communication entre le personnel en raison du fait que le personnel n'est pas en mesure de travailler en étroite collaboration à cause de COVID-19. Cette explication sonne également creux car jeudi soir, Finger Lakes Television était apparemment de nouveau sur le point d'interrompre la diffusion de la réunion du conseil municipal de Canandaigua à 21h00. même si les affaires du conseil n'étaient pas terminées. En l'état, l'émission a été interrompue brusquement alors que le conseil s'ajournait. De plus, ces diffusions ne sont pas nouvelles pour Finger Lakes Television puisqu'elles sont réalisées via des contrats avec la Ville de Genève et la Ville de Canandaigua depuis un certain temps.
Enfin, des problèmes de notification ont persisté tout au long de la pandémie de COVID-19. Par exemple, bien que le conseil municipal de Canandaigua informe régulièrement les médias de ses réunions régulières par courrier électronique, le conseil a tenu deux réunions d'urgence le 9 avril 2020 et le 16 avril 2020. La réunion du 9 avril a été convoquée pour programmer une audience publique, qui a eu lieu le 16 avril 2020. Il s'agissait de réunions spéciales qui ne figuraient pas au calendrier des réunions régulières du Conseil et ne semblent pas avoir été notifiées de manière affirmative au public. En fait, ce n'est pas du tout clair, d'autant plus que pendant la crise de la COVID-19, le public ne visiterait pas les endroits normaux où la Ville affiche les avis de réunion, comment le Conseil a tendu la main pour informer le public de ces réunions, y compris l'audience publique. O'Neill du Comité sur le gouvernement ouvert a déclaré que les entités publiques restent obligées de se conformer aux exigences de notification de la loi sur les réunions ouvertes, que l'entité fonctionne dans des circonstances normales ou dans des circonstances extraordinaires telles que l'actuel décret exécutif sur la pause de New York. LivingMax a contacté la ville de Canandaigua pour obtenir des commentaires sur ces problèmes de notification et nous ajouterons sa réponse si nous en recevons une.
En fin de compte, une crise telle que COVID-19 survient lorsque les citoyens, directement ou par le biais des médias, ont le plus besoin d'accéder aux informations gouvernementales. Actuellement, les entités du comté d'Ontario laissent tomber le public. Que ce soit intentionnellement ou par simple négligence, les entités gouvernementales ne remplissent pas leurs obligations de s'assurer que les réunions virtuelles sont complètement et facilement accessibles au public et aux médias. Il est temps pour ces entités, en particulier le comté de l'Ontario, de prendre au sérieux l'accès du public aux réunions virtuelles.
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